Notes de Frais Restaurant : Nouvelle Obligation au-delà de 150€

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Vous êtes en déplacement professionnel et vous invitez un client au restaurant ? Attention : si l'addition dépasse 150€ TTC, les règles changent ! Depuis 2022, une obligation légale impose la fourniture d'informations détaillées pour toute note de frais restaurant supérieure à ce seuil. Cette réglementation va devenir encore plus stricte avec la réforme de la facturation électronique en 2026.

⚡ L'essentiel à retenir

• Seuil : 150€ TTC (addition totale, pas par personne)
• Obligation : facture détaillée avec les informations complètes de l'entreprise
• Informations requises : SIREN, SIRET, N° TVA, adresse de facturation
• Conséquence : sans ces infos, la note de frais peut être refusée par la comptabilité

Pourquoi cette règle des 150€ ?

Cette obligation s'inscrit dans la lutte contre la fraude fiscale et fait partie du renforcement des contrôles sur les dépenses professionnelles. L'administration fiscale peut vérifier la réalité et la justification des notes de frais déduites par les entreprises.

Pour les repas d'affaires dépassant 150€ TTC, une simple note manuscrite ou un ticket de caisse ne suffit plus. Il faut une facture complète mentionnant toutes les informations légales de votre entreprise.

Quelles informations doivent figurer sur la facture ?

Informations obligatoires de l'entreprise cliente :

Raison sociale complète de l'entreprise
SIREN (9 chiffres)
SIRET (14 chiffres)
Numéro de TVA intracommunautaire
Adresse complète du siège social ou de facturation
Email de contact (recommandé)

Informations obligatoires du restaurateur :

Raison sociale et adresse de l'établissement
SIREN/SIRET du restaurant
Numéro de TVA
Détail des prestations (plats, boissons, quantités)
Prix HT et TTC
Taux et montant de TVA
Date de la prestation
Numéro de facture

Les situations concrètes

Situation	Type de justificatif	Infos entreprise nécessaires
Addition < 150€ TTC	Note ou ticket de caisse	Non requises
Addition > 150€ TTC	Facture complète	Obligatoires
Plusieurs personnes, total > 150€	Facture complète	Obligatoires
Repas à 140€ + pourboire 15€	Facture complète	Obligatoires (total > 150€)

⚠️ Attention : c'est le montant TOTAL qui compte

Si vous êtes 4 personnes et que l'addition totale est de 180€, même si cela fait 45€ par personne, vous devez fournir vos informations d'entreprise au restaurateur pour obtenir une facture détaillée.

Le problème pour les employés

Imaginez la situation embarrassante :

"Vous venez de passer un excellent déjeuner d'affaires. L'addition arrive : 178€. Le serveur vous demande : 'Avez-vous besoin d'une facture pour votre entreprise ?' Vous répondez oui. Il sort alors son carnet et vous regarde : 'J'ai besoin du SIREN, SIRET, numéro de TVA et adresse complète de votre société...'"

Et là, c'est le trou noir. Vous ne connaissez pas ces informations par cœur. Vous devez :

Appeler votre comptabilité (si c'est pendant les heures de bureau)
Fouiller dans vos emails pour retrouver une ancienne facture
Chercher sur internet votre SIREN
Faire patienter le serveur et votre client

Résultat : moment gênant, perte de temps, et risque d'erreur dans la transmission des informations.

La solution : ayez vos infos toujours disponibles

Option 1 : Mémoriser (pas pratique)

Apprendre par cœur 14 chiffres de SIRET + 13 caractères de TVA + adresse complète ? Bon courage !

Option 2 : Carte papier (dépassé)

Porter une carte avec toutes les infos ? Et si vous l'oubliez ? Et si les infos changent ?

Option 3 : QR Code sur smartphone (moderne) ✅

💡 La solution moderne et efficace

Un QR code contenant toutes vos informations d'entreprise, toujours disponible sur votre smartphone. Le restaurateur scanne, récupère tout instantanément, et édite votre facture. Simple, rapide, professionnel.

Comment ça marche concrètement ?

Étape 1 : Votre entreprise génère un QR code

Le service comptabilité ou RH génère un QR code unique contenant :

Raison sociale
SIREN / SIRET
N° TVA intracommunautaire
Adresse de facturation
Email de facturation

Étape 2 : Les employés reçoivent leur QR code

Par email, WhatsApp, ou via l'intranet. Ils l'enregistrent sur leur smartphone (dans les photos, Apple Wallet, ou Google Pay).

Étape 3 : Au restaurant, présentation du QR code

Quand l'addition dépasse 150€ :

Vous dites au serveur : "J'ai besoin d'une facture"
Vous montrez votre QR code
Il scanne avec son smartphone
Il obtient toutes les informations instantanément
Il édite la facture conforme

Temps gagné : 5-10 minutes. Fiabilité : 100%.

Les avantages du QR code facturation

Pour l'employé :

✅ Plus besoin de mémoriser les informations
✅ Toujours disponible (sur le smartphone)
✅ Rapide et professionnel
✅ Pas d'erreur de transmission

Pour l'entreprise :

✅ Conformité garantie
✅ Moins de notes de frais refusées
✅ Gain de temps en comptabilité
✅ Prêt pour la réforme 2026

Pour le restaurateur :

✅ Plus rapide que la saisie manuelle
✅ Aucune erreur de transcription
✅ Client satisfait
✅ Facture conforme du premier coup

Lien avec la réforme de la facturation électronique 2026

Cette obligation des 150€ s'inscrit dans une tendance plus large : la digitalisation complète de la facturation.

À partir de septembre 2026, toutes les entreprises devront être capables de recevoir des factures électroniques. Les notes de frais restaurant seront concernées.

Anticiper dès maintenant en mettant en place des solutions comme le QR code vous permettra d'être prêt pour cette échéance.

⚠️ Que se passe-t-il si vous ne fournissez pas les bonnes informations ?

Le restaurateur ne peut pas émettre de facture conforme
Votre comptabilité peut refuser la note de frais
En cas de contrôle fiscal, la dépense peut être rejetée
L'entreprise perd la déductibilité de la TVA sur cette dépense

Questions fréquentes

Le seuil de 150€ inclut-il la TVA ?

Oui, c'est le montant TTC (toutes taxes comprises) qui compte. Une addition de 145€ HT + 17,40€ de TVA = 162,40€ TTC → facture détaillée obligatoire.

Et si je paie en plusieurs fois ?

C'est le montant global de la prestation qui compte. Si vous commandez pour 180€ mais payez en 2 fois 90€, la facture détaillée reste obligatoire.

Les fast-foods sont-ils concernés ?

Oui, tous les établissements de restauration sont concernés dès que le montant dépasse 150€ TTC.

Puis-je utiliser le même QR code pour plusieurs employés ?

Oui ! Le QR code contient les informations de l'entreprise, pas de l'employé. Tous vos salariés peuvent utiliser le même QR code.

Comment obtenir mon SIREN/SIRET si je ne les connais pas ?

Vous pouvez les trouver sur :

Votre extrait Kbis
Vos factures
Le site avis-situation-sirene.insee.fr
Auprès de votre service comptabilité

Le QR code est-il obligatoire ?

Non, ce n'est pas une obligation légale. C'est une solution pratique pour faciliter la transmission des informations obligatoires. Vous pouvez aussi les communiquer oralement, par écrit, ou par tout autre moyen.

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Conclusion

L'obligation de facture détaillée au-delà de 150€ pour les notes de frais restaurant est une réalité à laquelle toutes les entreprises doivent se conformer. Plutôt que de voir cette contrainte comme un problème, considérez-la comme une opportunité de moderniser vos processus.

En équipant vos employés d'un simple QR code contenant les informations de facturation, vous :

✅ Gagnez du temps au restaurant
✅ Évitez les erreurs de saisie
✅ Garantissez la conformité
✅ Préparez votre entreprise pour 2026
✅ Améliorez l'expérience de vos employés

N'attendez pas la prochaine note de frais problématique pour mettre en place cette solution simple et efficace !