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Notes de frais

Notes de Frais Restaurant : Nouvelle Obligation au-delà de 150€

Temps de lecture : 7 min · Mis à jour en août 2026

Vous êtes en déplacement professionnel et vous invitez un client au restaurant ? Attention : si l'addition dépasse 150€ HT, les règles changent ! Depuis 2022, une obligation légale impose la fourniture d'informations détaillées pour toute note de frais restaurant supérieure à ce seuil. Cette réglementation va devenir encore plus stricte avec la réforme de la facturation électronique en 2026.

L'essentiel à retenir

• Seuil : 150€ HT (addition totale, pas par personne)
• Obligation : facture détaillée avec les informations complètes de l'entreprise
• Informations requises : SIREN, SIRET, N° TVA, adresse de facturation
• Conséquence : sans ces infos, la note de frais peut être refusée par la comptabilité

Pourquoi cette règle des 150€ ?

Cette obligation s'inscrit dans la lutte contre la fraude fiscale et fait partie du renforcement des contrôles sur les dépenses professionnelles. L'administration fiscale peut vérifier la réalité et la justification des notes de frais déduites par les entreprises.

Pour les repas d'affaires dépassant 150€ HT, une simple note manuscrite ou un ticket de caisse ne suffit plus. Il faut une facture complète mentionnant toutes les informations légales de votre entreprise.

Quelles informations doivent figurer sur la facture ?

Informations obligatoires de l'entreprise cliente :

  • Raison sociale complète de l'entreprise
  • SIREN (9 chiffres)
  • SIRET (14 chiffres)
  • Numéro de TVA intracommunautaire
  • Adresse complète du siège social ou de facturation
  • Email de contact (recommandé)

Informations obligatoires du restaurateur :

Les situations concrètes

Situation Type de justificatif Infos entreprise nécessaires
Addition < 150€ HT Note ou ticket de caisse Non requises
Addition > 150€ HT Facture complète Obligatoires
Plusieurs personnes, total > 150€ Facture complète Obligatoires
Repas à 140€ + pourboire 15€ Facture complète Obligatoires (total > 150€)

Attention : c'est le montant TOTAL qui compte

Si vous êtes 4 personnes et que l'addition totale est de 180€, même si cela fait 45€ par personne, vous devez fournir vos informations d'entreprise au restaurateur pour obtenir une facture détaillée.

Les trois situations prévues par l'administration

La fiche officielle de la DGFiP distingue trois cas selon la façon dont le repas est facturé — un cadrage utile pour bien s'organiser avec la facturation électronique :

Cas 1

Le collaborateur ne se déclare pas comme professionnel

Il est considéré comme un particulier : il règle sur ses deniers personnels et obtient un simple ticket de caisse, joint à sa note de frais. L'opération ne relève pas de la facture électronique mais de l'e-reporting. L'entreprise peut régulariser en demandant ensuite une facture au restaurateur.

Cas 2 — le plus fréquent

Le collaborateur demande une facture au nom de l'entreprise

Il s'agit d'une transaction entre deux professionnels : le restaurateur doit émettre une facture électronique à destination de l'entreprise. Pour cela, le collaborateur doit lui communiquer l'adresse de facturation électronique de l'entreprise — a minima le SIREN ou le SIRET. C'est précisément ce qu'un QR code d'entreprise transmet en un seul scan, sans dictée ni erreur.

Cas 3

La facture est demandée a posteriori

Si rien n'a été demandé au moment du paiement, l'entreprise peut obtenir plus tard une facture électronique. Elle portera la mention « TVA déjà collectée » afin d'éviter un double comptage côté administration.

Deux seuils à distinguer

• Sous 150 € HT : un ticket de caisse suffit, mais pour récupérer la TVA le client doit y porter son identification (raison sociale et adresse).
• Au-delà de 150 € HT : une facture complète (électronique) mentionnant toutes les informations de l'entreprise devient obligatoire.

Point RGPD

Lorsque c'est un salarié qui paie, ses nom et prénom ne doivent pas être transmis : l'entreprise utilise un code ou une immatriculation interne sur la note de frais. Un QR code d'entreprise ne contient que les données de la société — jamais celles du salarié.

Source officielle

DGFiP, Fiche 12 « Comment mon entreprise va-t-elle traiter les frais de restauration ? » (mise à jour juin 2026), et norme AFNOR FE XP Z12-014 (cas d'usage n°28).

Le problème pour les employés

Imaginez la situation embarrassante :

"Vous venez de passer un excellent déjeuner d'affaires. L'addition arrive : 178€. Le serveur vous demande : 'Avez-vous besoin d'une facture pour votre entreprise ?' Vous répondez oui. Il sort alors son carnet et vous regarde : 'J'ai besoin du SIREN, SIRET, numéro de TVA et adresse complète de votre société...'"

Et là, c'est le trou noir. Vous ne connaissez pas ces informations par cœur. Vous devez :

Résultat : moment gênant, perte de temps, et risque d'erreur dans la transmission des informations.

La solution : ayez vos infos toujours disponibles

Option 1 : Mémoriser (pas pratique)

Apprendre par cœur 14 chiffres de SIRET + 13 caractères de TVA + adresse complète ? Bon courage !

Option 2 : Carte papier (dépassé)

Porter une carte avec toutes les infos ? Et si vous l'oubliez ? Et si les infos changent ?

Option 3 : QR Code sur smartphone (moderne)

La solution moderne et efficace

Un QR code contenant toutes vos informations d'entreprise, toujours disponible sur votre smartphone. Le restaurateur scanne, récupère tout instantanément, et édite votre facture. Simple, rapide, professionnel.

Comment ça marche concrètement ?

Étape 1 : Votre entreprise génère un QR code

Le service comptabilité ou RH génère un QR code unique contenant :

Étape 2 : Les employés reçoivent leur QR code

Par email, WhatsApp, ou via l'intranet. Ils l'enregistrent sur leur smartphone (dans les photos, Apple Wallet, ou Google Pay).

Étape 3 : Au restaurant, présentation du QR code

Quand l'addition dépasse 150€ :

  1. Vous dites au serveur : "J'ai besoin d'une facture"
  2. Vous montrez votre QR code
  3. Il scanne avec son smartphone
  4. Il obtient toutes les informations instantanément
  5. Il édite la facture conforme

Temps gagné : 5-10 minutes. Fiabilité : 100%.

Les avantages du QR code facturation

Pour l'employé :

Pour l'entreprise :

Pour le restaurateur :

Lien avec la réforme de la facturation électronique 2026

Cette obligation des 150€ s'inscrit dans une tendance plus large : la digitalisation complète de la facturation.

À partir de septembre 2026, toutes les entreprises devront être capables de recevoir des factures électroniques. Les notes de frais restaurant seront concernées.

Anticiper dès maintenant en mettant en place des solutions comme le QR code vous permettra d'être prêt pour cette échéance.

Que se passe-t-il si vous ne fournissez pas les bonnes informations ?

  • Le restaurateur ne peut pas émettre de facture conforme
  • Votre comptabilité peut refuser la note de frais
  • En cas de contrôle fiscal, la dépense peut être rejetée
  • L'entreprise perd la déductibilité de la TVA sur cette dépense

Questions fréquentes

Le seuil de 150 € est-il HT ou TTC ?

C'est le montant HT (hors taxes) qui est retenu. Dès que la dépense dépasse 150 € HT, une facture détaillée mentionnant les informations légales de l'entreprise (SIREN, SIRET, TVA) devient obligatoire.

Et si je paie en plusieurs fois ?

C'est le montant global de la prestation qui compte. Si vous commandez pour 180€ mais payez en 2 fois 90€, la facture détaillée reste obligatoire.

Les fast-foods sont-ils concernés ?

Oui, tous les établissements de restauration sont concernés dès que le montant dépasse 150€ HT.

Puis-je utiliser le même QR code pour plusieurs employés ?

Oui ! Le QR code contient les informations de l'entreprise, pas de l'employé. Tous vos salariés peuvent utiliser le même QR code.

Comment obtenir mon SIREN/SIRET si je ne les connais pas ?

Vous pouvez les trouver sur :

Le QR code est-il obligatoire ?

Non, ce n'est pas une obligation légale. C'est une solution pratique pour faciliter la transmission des informations obligatoires. Vous pouvez aussi les communiquer oralement, par écrit, ou par tout autre moyen.

Créez votre QR code entreprise

Générez gratuitement le QR code de votre entreprise en 2 minutes. Vos employés l'auront toujours sur leur smartphone.

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Conclusion

L'obligation de facture détaillée au-delà de 150€ pour les notes de frais restaurant est une réalité à laquelle toutes les entreprises doivent se conformer. Plutôt que de voir cette contrainte comme un problème, considérez-la comme une opportunité de moderniser vos processus.

En équipant vos employés d'un simple QR code contenant les informations de facturation, vous :

N'attendez pas la prochaine note de frais problématique pour mettre en place cette solution simple et efficace !

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