Restaurant : Comment Accepter les Factures Professionnelles ?

De plus en plus de clients professionnels vous demandent une facture détaillée pour leur entreprise. Depuis 2022, c'est même obligatoire pour toute addition supérieure à 150€ TTC. Avec la réforme de la facturation électronique 2026 qui approche, cette tendance va s'accélérer. Voici tout ce que vous devez savoir pour facturer correctement vos clients entreprises.

Pourquoi vos clients professionnels ont besoin d'une facture ?

L'obligation légale

Pour toute dépense professionnelle supérieure à 150€ TTC, l'entreprise doit pouvoir justifier :

• L'identité complète du fournisseur (vous, le restaurant)
• L'identité complète du client (l'entreprise)
• Le détail précis de la prestation
• Les montants HT, TVA et TTC

Sans ces informations, l'entreprise cliente ne peut pas :

• Déduire la TVA
• Passer la dépense en charge
• Rembourser son salarié

Les contrôles se durcissent

L'URSSAF et les impôts contrôlent de plus en plus les notes de frais. Si un salarié se fait rembourser un repas > 150€ sans facture conforme, l'entreprise risque un redressement.

Quand devez-vous émettre une facture détaillée ?

Quelles informations devez-vous demander au client ?

Informations obligatoires de l'entreprise cliente :

Le problème classique...

Jusqu'à maintenant, vous deviez :

1. Demander au client "Avez-vous besoin d'une facture ?"
2. Sortir votre carnet et votre stylo
3. Lui demander de vous dicter : raison sociale, SIREN (9 chiffres), SIRET (14 chiffres), numéro de TVA (13 caractères), adresse complète...
4. Le client fouille dans ses emails pour retrouver ces infos
5. Vous notez en espérant ne pas faire d'erreur
6. Vous ressaisissez tout à la main dans votre logiciel de caisse

Résultat : 5-10 minutes perdues, risque d'erreur, client gêné, file d'attente qui s'allonge...

La solution moderne : le QR code

Comment ça marche ?

De plus en plus de clients professionnels ont un QR code sur leur smartphone contenant toutes les informations de leur entreprise.

Comment scanner un QR code ?

C'est très simple, même sans application spécifique :

Sur iPhone (iOS)

1. Ouvrez l'application Appareil photo
2. Pointez vers le QR code
3. Une notification apparaît en haut de l'écran
4. Cliquez dessus pour voir les informations

Sur Android

1. Ouvrez l'application Appareil photo (ou Google Lens)
2. Pointez vers le QR code
3. Les informations s'affichent automatiquement

Avec une application dédiée

Vous pouvez aussi utiliser des applications gratuites comme :

• QR Code Reader (iPhone/Android)
• Scanner QR (Android)
• Ou le scanner intégré sur facture-qr.fr

Que mettre sur la facture que vous émettez ?

Mentions obligatoires sur votre facture :

Exemple de facture simplifiée

Dois-je investir dans un logiciel spécial ?

Vos options selon votre équipement :

1. Vous avez déjà un logiciel de caisse moderne

La plupart des logiciels récents permettent :

• De créer des fiches clients entreprises
• D'enregistrer leurs informations de facturation
• D'éditer des factures conformes

Action : Vérifiez avec votre fournisseur comment activer cette fonction.

2. Vous avez un logiciel de caisse basique

Vous pouvez :

• Utiliser un logiciel de facturation séparé (gratuit ou payant)
• Exemples : Facture.net, Zervant, Henrri (versions gratuites disponibles)
• Vous créez le client une fois avec toutes ses infos
• Vous générez la facture en quelques clics

3. Vous n'avez pas de logiciel de caisse

Solutions simples :

• Tableur Excel/Google Sheets avec modèle de facture
• Logiciel de facturation en ligne gratuit
• Application mobile de facturation

La réforme 2026 : qu'est-ce qui va changer ?

À partir de septembre 2026, la facturation électronique devient obligatoire pour toutes les entreprises :

Ce qui vous concerne en tant que restaurant :

À partir de septembre 2026 :

• Vous devrez être capable de recevoir des factures électroniques de vos fournisseurs
• Via une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP)

À partir de septembre 2028 :

• Vous devrez émettre vos factures en format électronique
• Pour vos clients professionnels (B2B)
• Les factures papier ne seront plus acceptées

Impact pour vous :

D'ici 2028, vous devrez :

1. Choisir une solution de facturation électronique
2. Intégrer avec votre logiciel de caisse (ou changer de logiciel)
3. Former vos équipes
4. Adapter vos processus

Bonne nouvelle : Si vous commencez dès maintenant à bien gérer les factures entreprises, vous serez déjà prêt pour 2028 !

Questions fréquentes des restaurateurs

Combien de temps me faut-il pour scanner un QR code ?

Environ 10-30 secondes selon votre équipement. Bien plus rapide que la saisie manuelle !

Et si le client n'a pas de QR code ?

Vous revenez à la méthode classique : lui demander de vous dicter les informations. C'est encore rare, mais ça va se généraliser.

Puis-je refuser de faire une facture détaillée ?

Non, c'est une obligation légale pour toute prestation > 150€ TTC. Vous risquez une amende si vous refusez.

Dois-je facturer différemment si le client paie en CB professionnelle ?

Non, ce qui compte c'est le montant de l'addition, pas le moyen de paiement.

Combien de temps dois-je conserver les factures ?

6 ans minimum (obligations fiscales). 10 ans recommandé.

Puis-je envoyer la facture par email ?

Oui, c'est même recommandé ! Le client vous donne son email professionnel, vous lui envoyez la facture en PDF.

Conseils pratiques pour votre restaurant

Conclusion : Transformez la contrainte en avantage

Oui, gérer les factures entreprises demande un peu d'organisation. Mais c'est aussi :

• ✅ Un service supplémentaire à vos clients professionnels
• ✅ Une conformité légale qui vous protège
• ✅ Une préparation à 2026/2028 et la facturation électronique
• ✅ Un avantage concurrentiel : les restaurants qui refusent ou compliquent perdent des clients

Avec les bons outils (QR code, logiciel adapté), cette tâche devient rapide et fluide. Vos clients professionnels apprécieront, et vous gagnerez du temps !

Commencez dès maintenant, et vous serez prêt pour 2026 !